Eine Papierlose Verwaltung spart erheblichen Aufwand ein, in dem sie z.B. auf Formulare verzichtet. Jedes Formular muss, nachdem es ausgefüllt wurde in die EDV übertragen werden, will man es elektronisch weiterverarbeiten.
Die billige Lösung, es wird als Bild eingescannt. Nachteil um Daten daraus zu entnehmen, muss man das gesamte Formular aufrufen und durchlesen, ungeachtet dessen, ob es notwendig ist oder nicht. Das erfordert hohe Datenschutzmaßnahmen.
Mit phonetischer Suche und eingeschränkten, dem Arbeitsplatz entsprechendem Datenzugriff wäre vieles einfacher und würde Geld und Zeit sparen, der notwendige Datenschutz wäre durch Datenschutz konforme Ausgabedaten leicht zu gewährleisten. Das Schwärzen von Daten, wie heute üblich ist nämlich keine sichere Lösung.