Die Verwaltung steht vor einem Dilemma. Die von ihr eingesetzte Software unter dem sehr störanfälligem Betriebssystemen von Microsoft erfordert es, dass externe Experten oder gar Softwareunternehmen mit der Wartung betraut sind.
Für den Datenaustausch sind teilweise individuelle Schnittstellen notwendig, die dann aufwendig und teuer programmiert werden müssen. Aber nicht nur das, die Programme geben vor, wie Arbeitsabläufe zu funktionieren haben, nicht die sie einsetzende Behörde. Stellt man dort aber fest, das die Arbeitsabläufe ineffektiv sind, so hat man kaum eine Chance diese zeitnah zu ändern.
Ein weiteres Problem ist die Kommunikation von Behörden untereinander, auch hier wieder die Probleme des Datenaustausches. Die Lösung heute noch, ausdrucken und per Post schicken.
So hat nun jede Kommune ihr eigenes System und ist auf Jahre durch Verträge an die jeweiligen Hersteller gebunden und auf teure Lizenzen von Microsoft angewiesen. Jedes notwendige Update kann erneut kostenpflichtige Anpassungen der verbundenen Systeme erfordern. Das ist eine Lizenz zum Geld drucken auf Kosten der Kommunen.
Mit landesweit einheitlicher und freier Software wären Strukturen aufzubauen, die es erlauben würden, die Kräfte zu bündeln und viel Geld zu sparen. Für die Kommunen könnte so ein Pool von lizenzfreier Software entstehen, von dem alle profitieren. Entscheidend ist dabei, dass auch der Zwang entfallen kann, bedingt durch neue Betriebssysteme, neue Hardware kaufen zu müssen und in deren Folge auch neue Software, für die dann wiederum teure, neue Schnittstellen zum Bestand erforderlich sind.
Es kann und darf nicht die Aufgabe der Verwaltung und der Politik sein, über langwierige und komplexe Ausschreibungen und Genehmigungsverfahren, unter der Berücksichtigung von finanziellen Grenzen, die notwendigen Arbeitsabläufe sicherzustellen. Dazu fehlt es an allem, insbesondere an EDV-Fachkompetenz und Erfahrung bei vielen der Entscheider, die vor allem auf die Kosten schauen müssen. Die Zeche zahlen am Ende die Bürger und das Personal.